NewLineTech · Konica Minolta Elite Partner
Σαρώστε ένα έγγραφο και βρείτε το αμέσως στον κοινό φάκελο του γραφείου — χωρίς υπολογιστή, χωρίς email. Οφέλη + πλήρης τεχνικός οδηγός ρύθμισης.
Το scan to folder είναι μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες ενός σύγχρονου πολυμηχανήματος. Αντί να σαρώνετε σε έναν υπολογιστή και μετά να μεταφέρετε το αρχείο, το Konica Minolta bizhub στέλνει το σαρωμένο έγγραφο απευθείας σε έναν κοινόχρηστο φάκελο του δικτύου (μέσω SMB) ή σε ένα NAS. Έτσι το αρχείο είναι άμεσα διαθέσιμο σε όλη την ομάδα, οργανωμένο εκεί που πρέπει. Παρακάτω θα βρείτε τα οφέλη και τα ακριβή βήματα ρύθμισης.
Τι είναι το scan to folder
Με το scan to folder, το bizhub συνδέεται σε έναν προκαθορισμένο φάκελο δικτύου (μέσω SMB ή FTP) και αποθηκεύει εκεί κάθε σάρωση αυτόματα. Ο χρήστης απλώς τοποθετεί το έγγραφο, επιλέγει τον προορισμό από την οθόνη και πατά σάρωση — το αρχείο εμφανίζεται στον φάκελο σε δευτερόλεπτα.
Η λειτουργία υποστηρίζει αναζητήσιμα PDF με OCR, ώστε τα σαρωμένα έγγραφα να είναι όχι μόνο αποθηκευμένα αλλά και εύκολα εντοπίσιμα. Μπορείτε να ορίσετε πολλούς προορισμούς — π.χ. έναν φάκελο ανά τμήμα ή ανά πελάτη — και να δημιουργήσετε ένα καθαρό, οργανωμένο ψηφιακό αρχείο χωρίς χειροκίνητη μεταφορά αρχείων.
Το κέρδος σε χρόνο είναι πραγματικό. Σε ένα γραφείο που διαχειρίζεται δεκάδες έγγραφα την ημέρα, η αυτόματη σάρωση σε φάκελο εξοικονομεί λεπτά σε κάθε εργασία και εξαλείφει τα λάθη της χειροκίνητης αρχειοθέτησης.
5 οφέλη για το γραφείο
📁 Άμεση αρχειοθέτηση
Το έγγραφο πάει κατευθείαν στον σωστό φάκελο, έτοιμο για χρήση — τέλος στα σκόρπια αρχεία στην επιφάνεια εργασίας.
🚀 Χωρίς υπολογιστή
Όλη η διαδικασία γίνεται από την οθόνη του bizhub, χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε λογισμικό σε PC.
🔍 Αναζητήσιμα PDF
Με OCR, τα σαρωμένα έγγραφα γίνονται αναζητήσιμα κειμενικά — βρίσκετε ό,τι θέλετε σε δευτερόλεπτα.
👥 Κοινή πρόσβαση
Ο κοινόχρηστος φάκελος είναι προσβάσιμος από όλη την ομάδα, με άμεση συνεργασία στα ίδια αρχεία.
💾 Χωρίς όρια μεγέθους
Σε αντίθεση με το email, μπορείτε να στέλνετε μεγάλα, πολυσέλιδα αρχεία χωρίς περιορισμούς μεγέθους.
Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε
- Έναν υπολογιστή ή NAS που μένει αναμμένος, στο ίδιο δίκτυο με το φωτοτυπικό, με σταθερή IP (αλλιώς όταν αλλάξει η IP, η σάρωση «σπάει»).
- Έναν κοινόχρηστο φάκελο (π.χ.
C:\Scans). - Ιδανικά, έναν αποκλειστικό λογαριασμό χρήστη στα Windows για τη σάρωση (π.χ.
scan) — όχι τον προσωπικό σας, ώστε να μη σπάει η σάρωση όταν αλλάζετε κωδικό. - Πρόσβαση διαχειριστή στο bizhub (πίνακας ή Web Connection).
Πώς στήνεται βήμα-βήμα (SMB)
Μέρος Α — Αποκλειστικός χρήστης στα Windows
Δημιουργήστε έναν τοπικό λογαριασμό: Πίνακας Ελέγχου / Ρυθμίσεις → Λογαριασμοί → Προσθήκη χρήστη (ή lusrmgr.msc) → όνομα scan, κωδικός π.χ. scan123. Στις ιδιότητες του χρήστη ενεργοποιήστε «Ο κωδικός δεν λήγει ποτέ» (Password never expires) — έτσι η σάρωση δεν σταματά όταν λήξει κάποιος κωδικός.
Μέρος Β — Κοινόχρηστος φάκελος & δικαιώματα (Share + NTFS)
1 Φτιάξτε τον φάκελο C:\Scans.
2 Δεξί κλικ → Ιδιότητες → Κοινή χρήση → Σύνθετη κοινή χρήση → τσεκάρετε «Κοινή χρήση αυτού του φακέλου», όνομα κοινής χρήσης Scans.
3 Δικαιώματα (Share): Add → χρήστης scan → επιτρέψτε Change + Read.
4 Καρτέλα Ασφάλεια (NTFS) → Επεξεργασία → Add → scan → δώστε Modify (Ανάγνωση & Εγγραφή). Προσοχή: ισχύει το πιο περιοριστικό από τα δύο επίπεδα — πρέπει να επιτρέπουν και το Share και το NTFS.
Μέρος Γ — Δίκτυο, firewall & SMB
Βεβαιωθείτε ότι το προφίλ δικτύου είναι Ιδιωτικό και ότι το «Κοινή χρήση αρχείων και εκτυπωτών» (File and Printer Sharing) είναι ενεργό στο Τείχος προστασίας (ανοίγει τη θύρα 445 του SMB). Σημείωση για την έκδοση SMB: τα σύγχρονα bizhub χρησιμοποιούν SMBv2/v3. Πολύ παλιά μοντέλα ίσως ζητούν SMBv1 — αποφύγετέ το αν γίνεται (είναι ανασφαλές), προτιμώντας αναβάθμιση firmware ή SMBv2.
Μέρος Δ — Καταχώρηση προορισμού στο bizhub
Βρείτε την IP και το όνομα του υπολογιστή: Command Prompt → ipconfig (IPv4) και hostname. Μετά, μέσω Web Connection: Store Address → Address Book → New Registration → SMB και συμπληρώστε:
| Πεδίο | Τιμή (παράδειγμα) | Επεξήγηση |
|---|---|---|
| Name | Σάρωση PC | Το όνομα στην οθόνη |
| Host Address | 192.168.1.10 | Η IP του υπολογιστή (ή \\PCNAME) |
| File Path | Scans | Το όνομα κοινής χρήσης (ή Scans\υποφάκελος) |
| User ID | PCNAME\scan | Σε workgroup συχνά θέλει το πρόθεμα PCNAME\ ή WORKGROUP\ |
| Password | scan123 | Ο κωδικός του χρήστη |
| Port | 445 | Θύρα SMB |
Πατήστε OK / Register. Αν υπάρχει κουμπί «Connection Test», χρησιμοποιήστε το — πρέπει να επιστρέψει OK. (Εναλλακτικά από τον πίνακα: Utility → One-Touch / User Box Registration → SMB → New.)
Μέρος Ε — Δοκιμαστική σάρωση
Βάλτε ένα έγγραφο, πατήστε Scan, επιλέξτε τον προορισμό «Σάρωση PC», ρυθμίστε (PDF, 300 dpi, μονή/διπλή όψη) και Start. Το αρχείο πρέπει να εμφανιστεί στο C:\Scans. Για σάρωση με ένα άγγιγμα, καταχωρήστε τον προορισμό σε πλήκτρο One-Touch.
Συχνά προβλήματα & λύσεις
| Σύμπτωμα | Πιθανή αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| «Authentication failed / login error» | Λάθος μορφή User ID | Δοκιμάστε PCNAME\scan ή WORKGROUP\scan αντί για σκέτο «scan» |
| Δεν συνδέεται καθόλου | Firewall / File & Printer Sharing κλειστό | Ενεργοποιήστε το File and Printer Sharing (θύρα 445) |
| Συνδέεται αλλά «Access denied» | Λείπει δικαίωμα Write στο Share ή NTFS | Δώστε Change (Share) & Modify (NTFS) στον χρήστη |
| Παλιό μοντέλο δεν συνδέεται | Το SMBv1 είναι απενεργοποιημένο στα Windows | Αναβαθμίστε firmware/SMBv2· ή (με προσοχή) ενεργοποιήστε SMBv1 |
| Δούλευε & σταμάτησε ξαφνικά | Άλλαξε η IP (DHCP) ή έληξε ο κωδικός χρήστη | Σταθερή IP + «Password never expires» |
| Σε εταιρικό δίκτυο (domain) | Χρειάζεται λογαριασμός τομέα | User ID: DOMAIN\user με δικαιώματα στον φάκελο |
Χρειάζεστε εναλλακτική; Δείτε το scan to FTP με FileZilla (πιο σταθερό σε ορισμένα δίκτυα) ή το scan to email.
Scan to Folder vs Email vs FTP
Και οι τρεις μέθοδοι ψηφιοποιούν έγγραφα, αλλά εξυπηρετούν διαφορετικό σκοπό: το scan to folder για εσωτερική αρχειοθέτηση, το Scan to Email για αποστολή σε τρίτους, το Scan to FTP για σταθερή ροή ανεξάρτητη από τα Windows shares.
| Κριτήριο | Scan to Folder (SMB) | Scan to Email | Scan to FTP |
|---|---|---|---|
| Προορισμός | Κοινός φάκελος / NAS | Email παραλήπτη | FTP server (π.χ. FileZilla) |
| Ιδανικό για | Αρχειοθέτηση & ομάδα | Αποστολή σε τρίτους | Σταθερή ροή, πολλά μηχανήματα |
| Χρειάζεται | Κοινόχρηστο φάκελο Windows | SMTP server/λογαριασμό | FTP server |
| Μέγεθος αρχείου | Χωρίς πρακτικό όριο | Όρια email | Χωρίς πρακτικό όριο |
| Ευαισθησία ρυθμίσεων | Δικαιώματα & SMB έκδοση | Ρυθμίσεις SMTP | Χαμηλή (μία φορά στημένο) |
Γιατί να επιλέξετε τη NewLineTech
Η σωστή ρύθμιση του scan to folder θέλει γνώση δικτύου: δικαιώματα φακέλων (Share + NTFS), πρωτόκολλα SMB και ασφάλεια πρόσβασης. Ως Konica Minolta Elite Partner, η NewLineTech αναλαμβάνει όλη τη διαμόρφωση — προορισμούς, OCR, δικαιώματα χρηστών — ώστε η ψηφιοποίηση να δουλεύει αξιόπιστα και με ασφάλεια. Με δυνατότητα μίσθωσης / leasing, αποκτάτε σύγχρονο bizhub με πλήρεις δυνατότητες σάρωσης και υποστήριξη.
Πέρα από την αρχική εγκατάσταση, σας δείχνουμε πώς να επεκτείνετε τη ροή: πρόσθετους προορισμούς όταν μεγαλώνει η ομάδα, ενσωμάτωση με το υπάρχον σύστημα αρχειοθέτησης και κανόνες ασφαλείας.
Σχετικά άρθρα
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι server για scan to folder;
Όχι απαραίτητα. Αρκεί ένας κοινόχρηστος φάκελος σε υπολογιστή, NAS ή server που είναι πάντα διαθέσιμος στο δίκτυο. Η NewLineTech προτείνει την καταλληλότερη λύση για την υποδομή σας.
Είναι ασφαλής η σάρωση σε φάκελο;
Ναι, με σωστά δικαιώματα πρόσβασης (Share + NTFS) και ταυτοποίηση χρήστη στο μηχάνημα. Έτσι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες σαρώνουν στους αντίστοιχους φακέλους. Προτιμήστε SMBv2/v3 έναντι του παλιού SMBv1.
Γιατί μου βγάζει «authentication failed»;
Συνήθως λόγω μορφής του User ID. Σε δίκτυο workgroup δοκιμάστε PCNAME\scan (ή WORKGROUP\scan) αντί για σκέτο «scan», και βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός είναι σωστός.
Μπορώ να έχω διαφορετικό φάκελο ανά τμήμα;
Ναι. Ορίζονται πολλαπλοί προορισμοί ως πλήκτρα στην οθόνη — π.χ. ανά τμήμα, πελάτη ή τύπο εγγράφου — για πλήρως οργανωμένη ροή.
Ψηφιοποιήστε έξυπνα
Η NewLineTech ρυθμίζει scan to folder, OCR και ασφάλεια σε όλα τα Konica Minolta bizhub.
Ζητήστε πρόταση →
0 Σχόλια