Αν το scan to email Microsoft 365 του πολυμηχανήματός σας «έσπασε» χωρίς προφανή λόγο, δεν είστε μόνοι — και δεν φταίει το bizhub. Η αιτία είναι μια αλλαγή από τη μεριά της Microsoft: η κατάργηση του Basic Authentication (απλού ονόματος χρήστη & κωδικού) για το SMTP στο Exchange Online. Χιλιάδες πολυμηχανήματα που έστελναν σαρώσεις με τον «παλιό» τρόπο έμειναν ξαφνικά χωρίς δυνατότητα αποστολής. Σε αυτόν τον εξαιρετικά αναλυτικό οδηγό θα δείτε γιατί συνέβη, ποιες είναι οι 4 σύγχρονες μέθοδοι για scan to email Microsoft 365, ποια να επιλέξετε, και τα ακριβή βήματα για τη συνιστώμενη λύση (OAuth 2.0) σε Konica Minolta bizhub.

Τι άλλαξε & γιατί «έσπασε» η σάρωση

Μέχρι πρόσφατα, το πολυμηχάνημα έστελνε email δίνοντας απλά ένα email & έναν κωδικό στον SMTP server της Microsoft (Basic Authentication). Για λόγους ασφαλείας, η Microsoft καταργεί το Basic Authentication για το SMTP AUTH στο Exchange Online — μια αλλαγή που ολοκληρώθηκε μέσα στο 2026 και άφησε εκτός λειτουργίας όσες συσκευές βασίζονταν σε αυτό.

Η λύση δεν είναι να «γυρίσετε πίσω» την ασφάλεια, αλλά να περάσετε σε σύγχρονη μέθοδο αποστολής. Η καλύτερη είναι το OAuth 2.0 (Modern Authentication), όπου το bizhub παίρνει ένα ασφαλές token αντί για κωδικό. Τα σύγχρονα Konica Minolta bizhub το υποστηρίζουν, με την προϋπόθεση ότι έχουν ενημερωμένο firmware. Υπάρχουν όμως και εναλλακτικές για μηχανήματα ή σενάρια που δεν «σηκώνουν» OAuth.

Οι 4 μέθοδοι για scan to email Microsoft 365

Για τα περισσότερα γραφεία, η σωστή επιλογή είναι η Μέθοδος 1 (OAuth 2.0).

Ποια μέθοδο να διαλέξω;

Η σωστή μέθοδος για scan to email Microsoft 365 εξαρτάται από το μοντέλο του μηχανήματος, το firmware και τους παραλήπτες σας:

• Σύγχρονο bizhub + ενημερωμένο firmware: επιλέξτε OAuth 2.0. Είναι η ασφαλέστερη και η «σωστή» λύση μακροπρόθεσμα.
• Παλαιότερο μηχάνημα χωρίς OAuth, με στατική δημόσια IP: χρησιμοποιήστε SMTP Relay Connector — στέλνει και σε εξωτερικούς παραλήπτες.
• Στέλνετε μόνο σε συναδέλφους του ίδιου domain: το Direct Send αρκεί (χωρίς license).
• Πολύ μεγάλος όγκος σαρώσεων/emails: δείτε το High Volume Email (HVE).

Μέθοδος 1: OAuth 2.0 βήμα-βήμα (συνιστάται)

Η προτιμότερη λύση για scan to email Microsoft 365 είναι το OAuth 2.0, όπου το bizhub χρησιμοποιεί ασφαλές token αντί για κωδικό. Προϋποθέσεις πριν ξεκινήσετε:

• Ενημερωμένο firmware στο bizhub (το OAuth 2.0 απαιτεί πρόσφατη έκδοση — αν δεν εμφανίζεται η επιλογή, χρειάζεται αναβάθμιση).
• Ένα licensed mailbox Microsoft 365 για τη συσκευή (ιδανικά ειδικό, π.χ. scanner@εταιρεία.gr).
• Στο Microsoft 365 Admin Center, ενεργοποιημένο το «Authenticated SMTP» για αυτό το mailbox (αλλιώς θα δείτε σφάλμα 535).
• Ανοιχτή θύρα 587 προς smtp.office365.com στο firewall και υποστήριξη TLS 1.2.

Οι ρυθμίσεις γίνονται από το Web Connection του μηχανήματος:

Μέθοδος 2: SMTP Relay / Connector (για παλιά μηχανήματα)

Αν το μηχάνημα δεν υποστηρίζει OAuth, η πιο αξιόπιστη εναλλακτική για scan to email Microsoft 365 είναι ένας inbound connector στο Microsoft 365 που «εμπιστεύεται» τη συσκευή βάσει στατικής δημόσιας IP ή πιστοποιητικού. Στέλνει και σε εξωτερικούς παραλήπτες, χωρίς να χρειάζεται mailbox.

Στο bizhub: SMTP Server = το MX endpoint του domain σας (μορφής etaireia-gr.mail.protection.outlook.com), Port 25, χωρίς ταυτοποίηση.

Στο Exchange Admin Center (Mail flow → Connectors → Add a connector):

1. Connection from: «Your organization's email server» → to: Office 365.
2. Ταυτοποίηση: «By verifying that the IP address…» και εισάγετε τη στατική δημόσια IP σας (ή επιλέξτε πιστοποιητικό με SAN = domain σας).
3. Ενεργοποιήστε τον connector και προσθέστε την IP στο SPF record του domain.

Μέθοδος 3: Direct Send (μόνο εσωτερικοί παραλήπτες)

Η πιο απλή μορφή scan to email Microsoft 365: το μηχάνημα στέλνει απευθείας στο MX endpoint (etaireia-gr.mail.protection.outlook.com, Port 25) χωρίς ταυτοποίηση και χωρίς license. Ο σημαντικός περιορισμός: παραδίδει μόνο σε παραλήπτες του δικού σας domain — εξωτερικές διευθύνσεις (π.χ. Gmail πελάτη) απορρίπτονται. Ιδανικό όταν οι σαρώσεις πάνε πάντα σε συναδέλφους. Χρειάζεται στατική IP και σωστό SPF για να μη μπλοκάρεται ως spam.

Μέθοδος 4: High Volume Email (HVE)

Για scan to email Microsoft 365 σε περιβάλλοντα με πολύ μεγάλο όγκο σαρώσεων, η Microsoft προσφέρει τα High Volume Email accounts (Port 587, TLS), που παρακάμπτουν τα όρια ρυθμού (rate limits) της κανονικής αποστολής και στέλνουν σε εσωτερικούς & εξωτερικούς. Υποστηρίζουν και OAuth. Είναι εξειδικευμένη λύση — για τα περισσότερα γραφεία δεν χρειάζεται.

Αντιμετώπιση σφαλμάτων

Τα πιο συχνά προβλήματα στο scan to email Microsoft 365 και οι λύσεις τους:

Χρήσιμο εργαλείο διάγνωσης της Microsoft: το «Send email using Microsoft 365» (aka.ms/smtprelay).

Χρειάζεστε βοήθεια;

Η ρύθμιση OAuth 2.0 αγγίζει και το μηχάνημα και το Microsoft 365 (mailbox, admin consent, connectors, SPF) — και εκεί συνήθως «κολλάει» ο κόσμος. Οι τεχνικοί της NewLineTech, ως Konica Minolta Elite Partner, αναλαμβάνουν πλήρη ρύθμιση του scan to email Microsoft 365 (OAuth ή connector), αναβάθμιση firmware και δοκιμές — απομακρυσμένα ή επιτόπου σε όλη την Αττική. Δείτε και τους συγγενικούς οδηγούς: Scan to Gmail, Scan to Folder (SMB).

Συχνές ερωτήσεις