Το βιβλίο διευθύνσεων είναι από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες ενός Konica Minolta bizhub, και συχνά η πιο παραμελημένη. Αντί να πληκτρολογείτε κάθε φορά μια διεύθυνση email ή έναν φάκελο δικτύου, αποθηκεύετε τους προορισμούς μία φορά και τους επιλέγετε άμεσα κατά τη σάρωση. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε πώς να προσθέσετε και να οργανώσετε το βιβλίο διευθύνσεων σωστά. Στη NewLineTech, ως Konica Minolta Elite Partner, ρυθμίζουμε τους προορισμούς για όλο το γραφείο σας.

Τι είναι το βιβλίο διευθύνσεων

Το βιβλίο διευθύνσεων είναι μια αποθηκευμένη λίστα προορισμών: διευθύνσεις email, κοινόχρηστοι φάκελοι (SMB/FTP) και αριθμοί fax. Κάθε καταχώρηση εμφανίζεται ως πλήκτρο ή όνομα στην οθόνη, ώστε ο χρήστης να στέλνει μια σάρωση χωρίς να πληκτρολογεί τίποτα.

Το αποτέλεσμα είναι λιγότερα λάθη (καμία λάθος διεύθυνση), ταχύτητα και ασφάλεια. Ένα καλά οργανωμένο βιβλίο διευθύνσεων κάνει τη σάρωση καθημερινή ρουτίνα δευτερολέπτων, ακόμη και για χρήστες χωρίς τεχνικές γνώσεις.

Σε ένα γραφείο με πολλούς χρήστες, αυτή η λίστα προορισμών γίνεται κοινό εργαλείο: όλοι στέλνουν στους ίδιους, σωστά καταχωρημένους παραλήπτες, χωρίς να κυκλοφορούν λάθος ή ξεπερασμένες διευθύνσεις. Είναι μια μικρή ρύθμιση που γλιτώνει καθημερινά χρόνο και αποτρέπει σοβαρά λάθη, όπως η αποστολή εμπιστευτικού εγγράφου σε λάθος παραλήπτη.

Πώς να ρυθμίσετε το βιβλίο διευθύνσεων σε 5 βήματα

Η διαχείριση γίνεται είτε από την οθόνη του μηχανήματος, είτε — πιο άνετα για πολλές καταχωρήσεις — μέσω του Web Connection στον browser.

Ομάδες & μαζική διαχείριση

Πέρα από μεμονωμένους προορισμούς, μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες (groups): μια καταχώρηση που περιέχει πολλές διευθύνσεις, ώστε να στέλνετε μία σάρωση σε όλη μια ομάδα με ένα άγγιγμα — ιδανικό για τμήματα ή λίστες συνεργατών.

Για πολλές καταχωρήσεις, το Web Connection είναι πολύ πιο γρήγορο από την οθόνη, ενώ σε αρκετά μοντέλα υποστηρίζεται και εισαγωγή/εξαγωγή λίστας. Έτσι, ένα μεγάλο βιβλίο διευθύνσεων στήνεται μία φορά και συντηρείται εύκολα.

Καλή πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε συνεπή, περιγραφικά ονόματα στις καταχωρήσεις — π.χ. τμήμα ή ρόλο αντί για προσωπικά ονόματα — ώστε η λίστα να παραμένει κατανοητή ακόμη κι όταν αλλάζει το προσωπικό. Έτσι αποφεύγετε διπλοεγγραφές και μπερδέματα με την πάροδο του χρόνου.

Γιατί να επιλέξετε τη NewLineTech

Το στήσιμο ενός σωστού βιβλίου διευθύνσεων — ειδικά με φακέλους δικτύου και ομάδες — θέλει γνώση δικτύου και δικαιωμάτων. Ως Konica Minolta Elite Partner, η NewLineTech ρυθμίζει το βιβλίο διευθύνσεων, τις ομάδες και την ασφάλεια πρόσβασης, και εκπαιδεύει την ομάδα σας. Με ένα συμβόλαιο συντήρησης, η υποστήριξη είναι πάντα διαθέσιμη.

Συχνές ερωτήσεις