Το Universal Print είναι η cloud λύση εκτύπωσης της Microsoft, ενσωματωμένη στο Microsoft 365, που καταργεί τους τοπικούς print servers. Αντί να συντηρείτε έναν server με ουρές εκτύπωσης και drivers, οι εκτυπωτές συνδέονται απευθείας στο cloud της Microsoft και οι χρήστες τυπώνουν από οπουδήποτε, με ταυτοποίηση μέσω Microsoft Entra ID (Azure AD). Σε αυτόν τον πλήρη οδηγό θα δείτε τι είναι το Universal Print, πώς λειτουργεί, πότε χρειάζεται connector, τι licensing απαιτεί, πώς στήνεται βήμα-βήμα — και γιατί τα Konica Minolta bizhub i-Series το υποστηρίζουν εγγενώς (native).

Τι είναι το Universal Print

Πρόκειται για μια πλήρως διαχειριζόμενη (managed) υπηρεσία εκτύπωσης cloud της Microsoft. Ζει μέσα στο Microsoft 365 και το Microsoft Entra, και επιτρέπει στους χρήστες να στέλνουν εργασίες εκτύπωσης απευθείας στο cloud — από όπου τις παραλαμβάνει ο εκτυπωτής. Σε αντίθεση με το κλασικό μοντέλο, δεν απαιτείται print server στο γραφείο σας, ούτε εγκατάσταση drivers ανά υπολογιστή.

Είναι διαφορετική προσέγγιση από το γενικό cloud printing: η υπηρεσία αυτή είναι η επίσημη, ενσωματωμένη στο Microsoft 365 λύση, με κεντρική διαχείριση και ασφάλεια Entra ID.

Πώς λειτουργεί (αρχιτεκτονική)

Η ροή είναι απλή και «server-less»:

1. Ο χρήστης τυπώνει από τον υπολογιστή του (Windows/macOS/iOS), επιλέγοντας έναν συμβατό εκτυπωτή.
2. Η εργασία πάει στο cloud της Microsoft, με ταυτοποίηση μέσω Entra ID — όχι σε τοπικό server.
3. Ο εκτυπωτής παραλαμβάνει την εργασία από το cloud: είτε απευθείας (native), είτε μέσω ενός connector (για παλαιότερους εκτυπωτές).
4. Η εκτύπωση βγαίνει — και προαιρετικά «κλειδώνεται» μέχρι ο χρήστης να την απελευθερώσει με κάρτα (secure release).

Επειδή όλα περνούν από το cloud με ταυτοποιημένους χρήστες, η υπηρεσία λειτουργεί από οπουδήποτε υπάρχει internet — χωρίς VPN και χωρίς σύνδεση στο τοπικό δίκτυο του γραφείου.

Native vs Connector: ποιο χρειάζεστε

Υπάρχουν δύο τρόποι να συνδεθεί ένας εκτυπωτής στην υπηρεσία:

Ο connector είναι δωρεάν, τρέχει σε Windows Client/Server (όχι Linux), πρέπει να έχει internet και να είναι στο ίδιο δίκτυο με τον εκτυπωτή. Δεν χρειάζεται κανένα incoming firewall rule — όλα τα αιτήματα είναι εξερχόμενα.

Πλεονεκτήματα έναντι κλασικού print server

• Μηδέν print servers: καταργείτε τον server εκτύπωσης, τη συντήρηση και το κόστος του.
• Χωρίς drivers ανά PC: τέλος στην εγκατάσταση/ενημέρωση driver σε κάθε υπολογιστή.
• Κεντρική διαχείριση: όλοι οι εκτυπωτές & τα δικαιώματα από ένα portal (Microsoft Entra).
• Εκτύπωση από παντού: hybrid εργασία — Windows, macOS, iOS, χωρίς VPN.
• Ασφάλεια Entra ID: μόνο ταυτοποιημένοι χρήστες τυπώνουν· ιδανικό για ασφάλεια δεδομένων.
• Secure release: συνδυασμός με secure print & follow-me για απελευθέρωση με κάρτα.

Universal Print & Konica Minolta bizhub

Τα περισσότερα Konica Minolta bizhub i-Series είναι Universal Print ready — υποστηρίζουν την υπηρεσία native, χωρίς connector. Για παλαιότερα μοντέλα, η εκτύπωση μέσω της υπηρεσίας ενεργοποιείται με τις λύσεις print management της Konica Minolta.

Το δυνατό σημείο στα bizhub είναι ο συνδυασμός με ασφάλεια: Universal Print Anywhere with Badge Release — ο χρήστης στέλνει την εργασία από οπουδήποτε μέσα στο Microsoft περιβάλλον και την απελευθερώνει με την κάρτα IC σε οποιοδήποτε bizhub, μειώνοντας τις λανθασμένες/ξεχασμένες εκτυπώσεις. Δείτε τη γκάμα Konica Minolta bizhub και για τη σύνδεση με τον κατάλογο χρηστών, τον οδηγό bizhub & Active Directory.

Απαιτήσεις & licensing

• Microsoft Entra ID: οι συσκευές πρέπει να είναι Entra-joined (υποστηρίζονται και hybrid-joined).
• Universal Print license: περιλαμβάνεται σε δημοφιλή πλάνα Microsoft 365 & Windows Enterprise (π.χ. M365 E3/E5, Business Premium, Windows Enterprise E3/E5 — επιβεβαιώστε το δικό σας πλάνο).
• Internet: χρήστες & connectors πρέπει να έχουν internet· δεν χρειάζεται VPN ή τοπικό δίκτυο.
• Όριο όγκου: ανά χρήστη, έως 1 GB κάθε 15 λεπτά (ο αριθμός αντιγράφων δεν μετρά — μόνο το μέγεθος του αρχείου).
• Windows για connector: αν χρειαστεί connector, θέλει Windows Client/Server (όχι Linux), πάντα online.

Πλήρης τεχνικός οδηγός setup (για IT admins)

Α. Προαπαιτούμενα

• Licenses: εκχωρήστε Universal Print licenses στους χρήστες που θα τυπώνουν.
• Ρόλος διαχειριστή: Printer Administrator (ή Global Administrator) για τη διαχείριση.
• Λειτουργικά: Windows 10 έκδοση 1903+ ή Windows 11· macOS Ventura 13.3+ (ο Windows Server δεν υποστηρίζεται ως client εκτύπωσης).
• Ταυτότητα: οι συσκευές πρέπει να είναι Microsoft Entra ID joined (ή hybrid-joined).
• Δίκτυο: πρόσβαση στα endpoints της Microsoft (print, registration, discovery, notification, Graph, Entra ID) — μόνο εξερχόμενη.

Β. Καταχώρηση εκτυπωτή

• Native (bizhub i-Series): από τον πίνακα ή το Web Connection του μηχανήματος, ανοίξτε τις ρυθμίσεις Universal Print, κάντε Register και συνδεθείτε με λογαριασμό Entra διαχειριστή. Ο εκτυπωτής εμφανίζεται στο portal — χωρίς λογισμικό.
• Μη-native: εγκαταστήστε τον Universal Print connector σε έναν Windows PC/Server ή Azure VM εντός του δικτύου, συνδεθείτε με Entra admin και καταχωρίστε τις ουρές των υπαρχόντων εκτυπωτών.

Γ. Share & δικαιώματα (portal)

1. Ανοίξτε το Universal Print portal (μέσα από το Azure / Microsoft Entra admin center) → Printers.
2. Επιλέξτε τον εκτυπωτή → ρυθμίστε printer defaults (π.χ. διπλή όψη, ασπρόμαυρο) και location/company.
3. Πατήστε Share → δώστε όνομα κοινής χρήσης και αναθέστε πρόσβαση σε όλους ή σε συγκεκριμένες ομάδες Entra. Για μαζική ανάθεση, χρησιμοποιήστε PowerShell.

Δ. Deployment στους χρήστες

• Χειροκίνητα (Windows): Settings → Bluetooth & devices → Printers & scanners → Add device → αναζήτηση Universal Print → σύνδεση με τον λογαριασμό → προσθήκη του κοινόχρηστου εκτυπωτή.
• Αυτόματα (Intune): με printer provisioning policy (Windows 10 21H2+ / Windows 11) ο εκτυπωτής εγκαθίσταται μόνος του στους χρήστες/συσκευές — μηδέν χειροκίνητη ενέργεια.

Ε. Επαλήθευση & monitoring

• Printers list: ελέγξτε το health status του εκτυπωτή στο portal.
• Usage & reports: δείτε αριθμό/όγκο εργασιών και κατανάλωση quota.
• Δοκιμαστική εκτύπωση από έναν χρήστη για επιβεβαίωση end-to-end.

ΣΤ. (Προαιρετικά) Secure release με κάρτα

Για badge/IC card release και follow-me, προσθέστε τις λύσεις print management της Konica Minolta πάνω από το Universal Print — ο χρήστης στέλνει από παντού και απελευθερώνει την εκτύπωση με την κάρτα του σε οποιοδήποτε bizhub.

Για ποιον συμφέρει η λύση

Η λύση ταιριάζει ιδανικά σε επιχειρήσεις που:

• Χρησιμοποιούν ήδη Microsoft 365 & Entra ID.
• Θέλουν να καταργήσουν print servers και τη διαχείριση drivers.
• Έχουν hybrid/remote εργασία και πολλαπλές τοποθεσίες.
• Χρειάζονται ασφαλή, ταυτοποιημένη εκτύπωση (GDPR, ευαίσθητα δεδομένα).

Αν το γραφείο σας δεν είναι στο οικοσύστημα Microsoft, το κλασικό δικτυακό μοντέλο ή ένα MPS μπορεί να ταιριάζει καλύτερα. Ως Konica Minolta Elite Partner, η NewLineTech αξιολογεί το περιβάλλον σας και στήνει τη λύση σωστά σε bizhub, με ή χωρίς secure release.

Συχνές ερωτήσεις