Ο συνδυασμός GDPR και φωτοτυπικά κρύβει έναν κίνδυνο που οι περισσότερες επιχειρήσεις αγνοούν. Κάθε σύγχρονο πολυμηχάνημα διαθέτει σκληρό δίσκο και μνήμη όπου αποθηκεύονται προσωρινά τα έγγραφα που εκτυπώνονται, σαρώνονται ή αντιγράφονται.

Αν αυτά τα δεδομένα δεν προστατεύονται σωστά, ένα φωτοτυπικό μπορεί να γίνει σημείο διαρροής προσωπικών δεδομένων — και πηγή παραβίασης του GDPR. Στη NewLineTech ρυθμίζουμε τα μηχανήματα Konica Minolta bizhub ώστε να είναι πλήρως συμμορφωμένα με τις απαιτήσεις του κανονισμού, κλείνοντας αυτό το συχνά παραβλεπόμενο κενό ασφαλείας.

GDPR και φωτοτυπικά: πού κρύβεται ο κίνδυνος

Ο σκληρός δίσκος ενός πολυμηχανήματος μπορεί να κρατά ίχνη εκατοντάδων εγγράφων: συμβόλαια, μισθοδοσίες, στοιχεία πελατών. Όταν το μηχάνημα επιστραφεί από leasing, πουληθεί ή αποσυρθεί, τα δεδομένα αυτά συχνά παραμένουν ανακτήσιμα. Χωρίς antivirus, κρυπτογράφηση και αυτόματη διαγραφή, η επιχείρηση εκτίθεται σε κίνδυνο διαρροής και σε πρόστιμα του GDPR. Η καλή είδηση: τα σύγχρονα bizhub διαθέτουν ενσωματωμένα εργαλεία ασφαλείας που κλείνουν αυτή την τρύπα.

Ποιες επιχειρήσεις κινδυνεύουν περισσότερο;

Το ζήτημα GDPR και φωτοτυπικά αφορά ουσιαστικά κάθε οργανισμό που διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα, αλλά ορισμένοι κλάδοι είναι ιδιαίτερα εκτεθειμένοι.

Λογιστικά και δικηγορικά γραφεία επεξεργάζονται καθημερινά ευαίσθητα στοιχεία πελατών. Ιατρεία, κλινικές και διαγνωστικά κέντρα διαχειρίζονται δεδομένα υγείας, τα οποία ο GDPR κατατάσσει σε ειδική κατηγορία με αυστηρότερες απαιτήσεις. Δημόσιοι φορείς, τράπεζες και ασφαλιστικές εταιρείες εκτυπώνουν και σαρώνουν μεγάλο όγκο εγγράφων με προσωπικά στοιχεία.

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, ένα μη προστατευμένο φωτοτυπικό αποτελεί πραγματικό κενό ασφαλείας. Η έγκαιρη ρύθμιση των δικλείδων προστασίας δεν είναι πολυτέλεια, αλλά νομική υποχρέωση και ασπίδα για τη φήμη της επιχείρησης.

GDPR και φωτοτυπικά: τα 3 πιο συχνά λάθη

Στο κεφάλαιο GDPR και φωτοτυπικά, οι περισσότερες παραβιάσεις δεν οφείλονται σε κακόβουλη επίθεση αλλά σε απλές παραλείψεις. Από την εμπειρία μας στο πεδίο, τα τρία πιο συχνά λάθη που συναντάμε είναι:

1. «Το φωτοτυπικό απλώς τυπώνει». Η πιο διαδεδομένη παρανόηση. Στην πραγματικότητα το μηχάνημα είναι ένας υπολογιστής με δίσκο, λειτουργικό και σύνδεση στο δίκτυο — και ως τέτοιος πρέπει να αντιμετωπίζεται στην πολιτική ασφαλείας της επιχείρησης.

2. Καμία μέριμνα στη λήξη του leasing. Πολλές εταιρείες επιστρέφουν το μηχάνημα χωρίς να έχει προηγηθεί ασφαλής διαγραφή του δίσκου. Έτσι, ολόκληρο το αρχείο εγγράφων φεύγει από την πόρτα μαζί με το μηχάνημα.

3. Κοινός κωδικός για όλους. Χωρίς έλεγχο πρόσβασης ανά χρήστη, δεν υπάρχει καμία ιχνηλασιμότητα για το ποιος τύπωσε ή σάρωσε τι — κάτι που ο GDPR απαιτεί ρητά για τα ευαίσθητα δεδομένα.

Ασφαλής απόσυρση & λήξη leasing

Όταν μιλάμε για GDPR και φωτοτυπικά, το πιο ευάλωτο σημείο στον κύκλο ζωής ενός πολυμηχανήματος είναι η στιγμή που φεύγει από την επιχείρηση. Είτε πρόκειται για πώληση, είτε για επιστροφή στη λήξη μιας σύμβασης leasing, ο σκληρός δίσκος συνήθως περιέχει ακόμη ανακτήσιμα δεδομένα.

Η σωστή διαδικασία περιλαμβάνει πλήρη ασφαλή διαγραφή (sanitization) του δίσκου με πολλαπλές επεγγραφές, ώστε κανένα έγγραφο να μην είναι ανακτήσιμο, και την έκδοση σχετικής βεβαίωσης καταστροφής δεδομένων που τεκμηριώνει τη συμμόρφωση απέναντι στον GDPR. Η NewLineTech αναλαμβάνει αυτή τη διαδικασία ως μέρος της υπηρεσίας, ώστε κανένα μηχάνημα να μη φεύγει από τα χέρια σας με «ζωντανά» δεδομένα.

Λίστα ελέγχου συμμόρφωσης GDPR

Για να είναι το φωτοτυπικό σας σύμφωνο με τον GDPR, βεβαιωθείτε ότι:

• Είναι ενεργό το antivirus (BitDefender) σε πραγματικό χρόνο
• Λειτουργεί η αυτόματη διαγραφή (Data Overwrite) μετά από κάθε εργασία
• Είναι ενεργή η κρυπτογράφηση του σκληρού δίσκου/SSD
• Υπάρχει έλεγχος πρόσβασης ανά χρήστη (PIN ή κάρτα)
• Τηρείται σωστή διαδικασία απόσυρσης του εξοπλισμού

Η ομάδα της NewLineTech αναλαμβάνει τον πλήρη έλεγχο και τη ρύθμιση όλων των παραπάνω, ώστε το ζήτημα GDPR και φωτοτυπικά να πάψει να αποτελεί κίνδυνο για την επιχείρησή σας. Δείτε αναλυτικά τις υπηρεσίες υποστήριξης & ασφάλειας που προσφέρουμε, ώστε να καλύψετε άμεσα κάθε σημείο της παραπάνω λίστας.

Συχνές ερωτήσεις